FORMÅL: Hvordan ledere/ledergrupper kan sikre god oppfølging av ForBedringsundersøkelsen

Det finnes ulike tiltak som kan forsterke både gjennomføringen og effekten av ForBedring. Samtidig er det viktig å unngå en ressursbruk som kan føre til overbelastning. Prosessen skal oppleves som matnyttig og målrettet. Derfor er det viktig å vurdere hvor potensialet for en forsterket prosess er størst.

Denne strategiske vurderingen bør begynne på toppledernivå i foretaket. «Strategisk» betyr i denne sammenhengen at alle ledergrupper, på alle nivåer, må løfte blikket opp og ut fra egen enhet eller eget ansvarsområde.

Det viktigste er at man har en dialog om status (hva har skjedd – hvor er vi nå) og setter noen mål om ønskede effekter fremover.

Under menypunktet Verktøy er det forslag til metoder og verktøy som ledere/ledergrupper kan laste ned og bruke som et underlag for det strategiske arbeidet.

FORMÅL: Sikre felles eierskap til gjennomføring

Et godt samarbeid mellom leder, tillitsvalgt og verneombud er viktig for å få effekt av ForBedringsarbeidet. Selv om leder har det formelle ansvaret for gjennomføring og oppfølging av ForBedringsundersøkelsen er både verneombud og tillitsvalgt viktige støttespillere. 

Arbeidsmiljø- og pasientsikkerhetsarbeidet skjer på tvers av enheter. Tillitsvalgte og verneombud kan bringe inn ulike perspektiver. Selv om selve undersøkelsen blir gjennomført i et avgrenset tidsrom må forbedringsarbeidet være en kontinuerlig innsats. De ulike trinnene i prosessen har sitt særpreg og formål. Å involvere partene i planlegging og gjennomføring øker muligheten for å få reell effekt ut av undersøkelsen.

FORMÅL: Mobilisere til deltakelse, skape økt/felles forståelse av begreper og temaer, og sikre eierskap til prosessen

For å få god effekt er det viktig med en så høy svarprosent som mulig, og at resultatene gir en retning for oppfølging. Å snakke om hvorfor det er viktig å svare, hva undersøkelsen faktisk måler og minne om resultatene fra forrige undersøkelse bør være del av dette møtet.

Vi har laget to informasjonsfilmer. Den første filmen gir god informasjon om selve ForBedringsundersøkelsen. Film nummer to gir en god innføring i Sammen om ForBedring.

For medarbeidere som har deltatt mange ganger kan nok en viss trøtthet eller resignasjon være tilstede – særlig dersom man opplever at undersøkelsen ikke har skapt noe endring. Hensikten med å løfte arbeidet med ForBedring er å få større nytte ut av den innsatsen de gjør ved å svare. Jo flere som svarer, jo bedre bilde av både arbeidsmiljø og pasientsikkerhet får vi.

FORMÅL: Sikre god deltagelse

Det er ikke noen endringer i hvordan selve undersøkelsen er bygget opp eller hvordan hver ansatt skal svare.

Målet på dette trinnet er å mobilisere til så høy deltagelse som mulig.

Det kan være lurt å planlegge for:

Hva trengs av praktisk tilrettelegging for å gjennomføre undersøkelsen? Har alle tilgang til PC/jobbtelefon? Kan undersøkelsen tas i arbeidstiden?

Kan gode eksempler fra tidligere tiltaksarbeid brukes som en positiv påminnelse om at det er viktig å svare?

Kan dere feire når svarprosenter har blitt nådd (“nå har 65% svart…”)? Kan dere “konkurrere” med andre enheter?

Dersom noen er skeptisk/uvillig til å ta undersøkelsen, kan du invitere til en samtale om hvorfor? (Ikke nødvendigvis for å overbevise om å ta den, men for å forstår årsaken. Kanskje personen er bekymret for at anonymiteten ikke er reell, eller har negative erfaringer fra andre undersøkelser?)

FORMÅL: Resultatgjennomgang

Hver enhet eier sine egne resultater. Enhetslederen er oftest den som er best egnet til å fortolke eller sette resultater inn i en sammenheng.

Likevel er det viktig å drøfte både likheter og forskjeller mellom hvordan ansatte har vurdert de ulike temaene i undersøkelsen. Ikke minst viktig er det å vurdere om det er behov som går på tvers av enheter som enten er avdekket i resultatene, eller som dere sammen vurderer ikke har blitt fanget opp.

Dersom dere gjorde vurderinger av tidligere års resultater, eller drøftet strategiske behov og prioriteringer, under trinn 1, så er det en anledning til å se på disse vurderingene sammen igjen. Er det ting i gjennomføringen videre som dere bør endre på, sammenlignet med opprinnelig plan?

Det er også på sin plass med en drøfting av hva som kan være smarte måter å utforme og prioritere tiltak. Er det for eksempel resultater i undersøkelsen som går igjen, men hvor man ikke har klart å finne gode tiltak (eller ikke har klart å gjennomføre foreslåtte tiltak)? Er det positive erfaringer med konkrete tiltak fra en enhet, som andre kan inspireres av? Hva er konkret nok til å være faktisk gjennomførbart og mulig å måle effekten av?

Verneombud og tillitsvalgte er viktige i det videre arbeidet. Diskuter sammen om hvordan partene skal engasjeres i de neste trinnene, og hvilke erfaringer fra samarbeidet så langt dere kan ta med dere og bygge på.

FORMÅL: Resultatgjennomgang med tillitsvalgte og verneombud

Å gå gjennom resultatene for din enhet sammen med verneombud og tillitsvalgte er viktig. Det er flere ting som det er klokt at dere ser på sammen:

• Resultatvurdering, både for din egen enhet og på tvers av enheter (er det svar/resultater fra andre som må vurderes inn i oppfølgingen i din enhet?). Hvordan er svarene sammenlignet med tidligere år?
• Er det ting ved resultatene som overrasker, eller noe som peker seg ut som ekstra viktig å følge opp?
• Dersom det er resultater som går igjen, hva kan være eventuelle nye/uprøvde tiltak for å bevare/forbedre
• Evaluering av svarprosenten og om det er ting dere bør gjøre annerledes neste år.

Kanskje kan verneombudet presentere resultatene for avdelingen? Eller tillitsvalgte fortelle om hvordan andre enheter har jobbet med oppfølging av undersøkelsen?

FORMÅL: Skape forståelse og felles eierskap til resultater, og begynne arbeidet med å konkretisere tiltak

Dialogmøtet er det kanskje aller viktigste tiltaket i hele prosessen. Dels har du og din enhet noen faktiske resultater å gå ut fra. Dels er resultatene utgangspunktet for at dere formulerer tiltak. Tiltakene må være både treffsikre (faktisk påvirke det dere vil påvirke), og være så konkrete og målbare at de er mulige å gjennomføre og evaluere effekten.

For noen ansatte kan resultatene være en overraskelse, enten fordi de er nyansatte eller av andre grunner ikke har svart på undersøkelsen, eller fordi de ikke kjenner igjen seg. For andre kan resultatene være en bekreftelse på at ingenting forandrer seg. Noen kan ha metodiske spørsmål til resultatene, og noen kan mene at de ikke fanger opp de virkelige behovene.

Det er likevel viktig å huske på at det er de som faktisk har svart på undersøkelsen, som «eier» resultatene. Det betyr at de også er de nærmeste til å foreslå hvordan man skal følge opp undersøkelsen. Her er det viktig å understreke at ForBedringsarbeidet er noe dere må få til sammen. Det betyr at både du som leder, de ansatte, partene og hele helseforetaket har et felles ansvar for å bruke undersøkelsen til noe konstruktivt.

Noen ledere velger å gå igang med utvikling av tiltak i samme møte som resultatene blir presentert. Andre velger å la dette være to trinn. En fordel med å gjøre det i samme møte er at resultatene er ferske, noe som kan gjøre det enklere å formulere gode tiltak. En fordel med å vente er at dialogen om resultatene kan bli friere dersom man ikke også skal formulere tiltak i samme møte. Det er selvfølgelig opp til deg hvordan du velger å organisere dette.

Husk på at alle ansatte har rett til å få ta del av resultatene, også de som eventuelt ikke har anledning til å delta på dette møtet. Derfor må du ha en klar plan for hvordan du skal nå ut til alle.

FORMÅL: Utvikle en konkret tiltaksoversikt og handlingsplan

Erfaringsmessig er det mange som sliter med å utvikle gode tiltak. Den vanligste feilen er at tiltak ikke er konkrete og avgrensede nok. Da blir det vanskelig både å gjennomføre og å vurdere om det gir effekt.

Ofte blir vi også for ambisiøse. Selv om det kommer mange gode forslag til tiltak må en prioritering til.

På dette trinnet er altså målet å bli enige om noen få, konkrete og målbare tiltak, som dere legger inn i enhetens handlingsplan.

En veldig viktig del av dette trinnet er å formidle tilbake til alle ansatte om hvilke tiltak dere har blitt enige om (og selvfølgelig hvem som har ansvaret for å utføre dem), og begrunnelsen. Det er jo ikke slik at alle skal være med å bestemme hvilke tiltak dere skal prioritere (det er et lederansvar, til syvende og sist) men det er viktig at alle er godt kjent med resultatet.

FORMÅL: Oppsummering 

Som ledergruppe må dere aktivt følge opp gjennomføringen, spesielt de forhold som krever samarbeid på tvers. Det er også viktig at dere ser på ForBedring i sammenheng med andre arbeidsverktøy, som AMU-møter, vernerunder, HMS-planer etc.

På slutten av året er det viktig med en fot i bakken. Hva har fungert godt? Hvor må innsatsen forsterkes?