Trinn 1: Forberedelse til årets undersøkelse – strategisk nivå

FORMÅL: Et best mulig grunnlag for årets prosess

ForBedring er en av flere kilder til informasjon om både arbeidsmiljø og pasientsikkerhet. HMS-planer, vernerunder, sykefraværsstatistikk og registrerte avvik er eksempler på andre kunnskapskilder. Når ledergruppen skal planlegge årets undersøkelse er det klokt å se den i sammenheng med andre tiltak. Er det fellestrekk i resultatene på tvers av enheter, eller er det et område som skal få ekstra oppmerksomhet i året som kommer?

Et blikk i bakspeilet på året som har gått kan være en bra oppvarming og påminnelse som gjør gjennomføringen av ForBedring konkret og målrettet. Det vil også være en god forberedelse til samarbeidet med tillitsvalgte og verneombud (trinn 2).

Er det noen resultater du synes er spesielt interessante eller relevante for den kommende ForBedringsprosessen?

FORMÅL: Prioritere innsatsen til de(t) område(r) den vil ha størst nytte/effekt

Hvert enkelt trinn i arbeidet med ForBedring kan ha effekt på flere områder.

Eksempel:
Det å utvikle målrettede, konkrete tiltak som gir effekt og som er mulige å måle fremdrift på kan være krevende. Det blir enklere dersom alle medarbeidere har en noenlunde likt bilde av hva som er det overordnede behovet. Det er også viktig å velge ut noen få tiltak, som man har fullt fokus på, for å ikke miste oversikt og fremdrift. “Tiltaksutvikling” er derfor ikke
begrenset til ett sted i prosessen, men henger sammen med erfaringer fra før (vurdering av tidligere resultater som man gjør både på strategisk ledernivå (trinn 1), i forberedelsen med partene (trinn 2), i det forberedende møtet med
enheten (trinn 3), i vurderingen av resultater (trinn 5 og 6) og selvfølgelig i de trinnene som har konkret tiltaksutvikling som hovedmål (trinn 7 og 8).

En individuell refleksjon om hvor utviklingsbehovet i arbeidet med ForBedring er størst som et grunnlag for en felles lederrefleksjon vil øke bevisstheten om hva som er viktig både for den enkelte enheten og på tvers av enheter og ansvarsområder.

Det vil gi deg som leder et konkret utgangspunkt for den kommende prosessen med ForBedring, på hva det er som er viktig å legge spesiell vekt på gjennom hele arbeidet. Det gjør det enklere å justere innsatsen underveis fordi du har definert et overordnet mål/behov.

ForBedring skal være en involverende prosess. Det er viktig at du kommuniserer hva du mener er viktig å ha fokus på, og samtidig gir dine medarbeidere mulighet til å reflektere over hvordan dere skal få det til.

Se også lysbildeserie for Trinn 1 under Verktøy.

Fremgangsmåte:

Med utgangspunkt i ForBedringshandlingsplanen for din enhet ber vi deg reflektere rundt følgende spørsmål. Vi tar opp
dette på førstkommende ledermøte.

Hva mener du at din enhet har lyktes best med i oppfølgingen av ForBedring fra i fjor?

Hvilket område opplever du at det er viktigst at din enhet har fokus på i året som kommer?

Hva bør vi som ledergruppe prioritere i året som kommer?

Er det behov på tvers av enheter som det er viktig at vi får vurdert / gjort noe med?

FORMÅL: skape engasjement og motivasjon om både selve undersøkelsen og den konkrete oppfølgingen

Det er vanlig at resultatene fra ForBedring peker på behov som involverer flere enheter. Det kan være i overføringen av en pasient fra en enhet til en annen, i planleggingen av behandlinger hvor flere enheter er involvert eller at to enheter med samme oppgaver har ujevn belastning som bør ses på i sammenheng. Manglende koordinering eller samarbeid på enhets-/ledernivå vil skape utfordringer for oppgaver som skal/ kan løses på tvers.

Det er også ansattgrupper som jobber i mange ulike avdelinger. Deres behov kan risikere å ikke bli ivaretatt. Tilsvarende kan deres mulige bidrag risikere å bli oversett fordi lederansvaret ikke ligger i den avdelingen hvor medarbeideren kan gjøre størst forskjell.

Et tredje moment er læring på tvers av enheter. Gode erfaringer og praksis er det viktig å dele med hverandre. Et felles fokus på tvers av enheter kan gjøre det enklere å få til konkrete resultater, fordi man kan lære og motivere hverandre (både på leder- og medarbeidernivå).

Din egen refleksjon og bevissthet er ditt viktigste bidrag til å løfte behov som går på tvers. Men involver gjerne medarbeidere i en dialog om behov eller ansattgrupper som “faller mellom stolene”. Bring dine refleksjoner inn i ledergruppen slik at dere kan få et felles bilde.

Se også lysbildeserie for Trinn 1 under Verktøy.

Fremgangsmåte:

Se bakover i tid og reflekter over følgende:

Hvilke “kanaler” fungerer best for å nå ut til dine medarbeidere? [Eksempelvis avdelingsmøter, LEAN-tavle,
epost, morgenmøter osv]

Hva er viktigst/nødvendig for at dine medarbeidere skal oppleve nytte av ForBedring?

Hvem av dine ansatte kan være viktige bidragsytere i å holde interessen for arbeidet oppe gjennom hele prosessen?

FORMÅL: bruke erfaringer og resultater fra tidligere år som utgangspunkt for neste runde med ForBedring

ForBedring gir i utgangspunktet resultater på enhetsnivå. Det er vanlig at både bevarings- og forbedringsområder
overlapper mellom enheter. Tilsvarende er pasientsikkerhet noe som hele organisasjonen må jobbe sammen om, med
utgangspunkt i sine spesifikke oppgaver.

Å identifisere områder som man bør jobbe sammen om er en viktig del av ledergruppens forberedelser for den kommende undersøkelsen. Det kan være behov som står uløste over flere år eller som er felles for flere. Eller for eksempel gjennomførte endringer i organisasjon og oppgaveansvar som det er viktig å følge opp over tid.

Det ligger også viktig læring i hva som har fungert godt, og hva som kan forbedres, i selve gjennomføringen. Kan for
eksempel samarbeidet med verneombud og tillitsvalgte gjøres på en måte som styrker deres rolle i gjennomføringen?

Et helt sentralt suksesskriterium er å kunne måle om arbeidet gir noen konkrete resultater. Den årlige
undersøkelsen gir selvfølgelig en pekepinn, men fordi den gjøres i et begrenset tidsrom på året kan det være lurt å ha
andre måleparametere i tillegg.

Se også lysbildeserie for Trinn 1 under Verktøy.

Fremgangsmåte:

Er det noen resultater du synes er spesielt interessante eller uventede som det er viktig å trekke inn i vår strategiske diskusjon?

Hva kan være konkrete måter å måle resultater av arbeidet på?

Hvordan kan vi (ytterligere) forbedre samarbeidet med VO og TV i oppfølging og gjennomføring?

Hva trenger du som leder av støtte fra andre for å følge opp resultatene?