Trinn 6: Tillitsvalgte og verneombud involveres i plan for oppføl

FORMÅL: gå gjennom resultater for enheten, legge plan for både dialogmøte om resultatene og hvordan undersøkelsen konkret kan følges opp

Å gå gjennom resultatene for din enhet sammen med verneombud og tillitsvalgte er viktig. Det er flere ting som det er klokt at dere ser på sammen:

Resultatvurdering, både for din egen enhet og på tvers av enheter (er det svar/resultater fra andre som må vurderes inn i oppfølgingen i din enhet?). Hvordan er svarene sammenlignet med tidligere år?
Er det ting ved resultatene som overrasker, eller noe som peker seg ut som ekstra viktig å følge opp?
Dersom det er resultater som går igjen, hva kan være eventuelle nye/uprøvde tiltak for å bevare/forbedre
Evaluering av svarprosenten og om det er ting dere bør gjøre annerledes neste år.

Det kan være klokt å be alle om å forberede seg til denne drøftingen, send gjerne ut lysbildet med refleksjonsspørsmål som ligger i lysbildeserien i forkant til alle som skal delta på dette møtet.

Beskrivelse av metoder og verktøy

Egenrefleksjon

Hva er hovedinntrykket av resultatene?

Er det resultater som er uventede (positive/negative)?

Er det resultater som går igjen fra tidligere undersøkelser? Dersom ja, hva kan være årsaken til det?

Er det resultater som er felles på tvers av enheter? Dersom ja, hva kan være eventuelle nye/uprøvde tiltak for å bevare/forbedre?

Hvordan stemmer resultatene overens med andre undersøkelser?

PLANLEGGING DIALOGMØTE OM RESULTATER AV FORBEDRINGSUNDERSØKELSEN

FORMÅL: sikre en gjennomføring som skaper engasjement og motivasjon til å delta

Akkurat som for det forberedende møtet (trinn 3) så bør drøfte gjennomføringen av dialogmøtet, både det praktiske (hvem gjør hva, når og hvordan skal det gjennomføres osv.) og om det er spesielle punkter fra undersøkelsen som det er viktig å få diskutert.

Drøft og bli enige om:

Tidspunkt/ramme for gjennomføring
Hvem skal delta
Tematikk og rekkefølge på saker
Hvem tar ansvar for hva (rollefordeling)
Hvordan sikre at alle blir hørt (metoder + møteledelse)

Det finnes et enkelt skjema for oppgavefordelingen, den ligger i Trinn 6 under Verktøy.

Dere må også bestemme dere for om arbeidet med å utvikle konkrete tiltak skal gjøres på samme møte som resultatene presenteres, eller om det skal skje i to (eller flere) trinn.

DEFINERE KRITERIER FOR HVA SOM ER GODE TILTAK

FORMÅL: sikre at tiltak (aktiviteter) faktisk løser behov, er mulige å gjennomføre og er mulige å måle effekten av

Resultatene fra undersøkelsen skal jo munne ut i konkrete tiltak for å bevare eller forbedre. Dere bør diskutere hvordan tiltakene blir konkrete nok. Her kan det være ekstra viktig å se på hva andre har gjort, både i eget og andre helseforetak.

Utvikling av gode tiltak krever ofte at man jobber med dem over tid, i flere runder. Å ha noen vurderingskriterier som man kan bruke som guide underveis gjør prosessen enklere.

Det finnes mange måter å finne frem til avgrensede, konkrete og målbare tiltak:

Bruk SMART-modellen, dvs. vurder om tiltak er spesifikke, målbare, avklarte (tydelige), realistiske og tidsavgrensede
Bruk rotårsaksanalyse – dvs. still spørsmål i flere trinn for å finne frem til årsaken til et resultat, da blir det enklere å formulere gode tiltak
Ta utgangspunkt i hva dere faktisk kan måle, og formuler tiltak ut fra det
Del opp tiltaksansvar i så avgrensede deler som mulig, og med spesifikt oppfølgingsansvar
Definer eller avgrens behovet så presist som mulig (eks “frisk luft på dagtid i pauserommet” heller enn “bedre inneklima)
Definer noen vurderingskriterier som er viktige, feks at et tiltak gir energi, får (stor) full tilslutning av alle, kan gjennomføres innenfor et definert tidsrom eller er noe alle (de fleste) har mulighet å bidra til