Trinn 2: Involvering av tillitsvalgte og vernetjeneste

FORMÅL: Et best mulig grunnlag for årets prosess

Dersom du ikke allerede har gjort det er det på tide å ta i bruk andre kilder enn ForBedring for å få et overblikk over hva som har vært viktige spørsmål for din enhet den siste tiden/året. Er det informasjon fra feks vernerunder eller sykefraværsstatistikken som er relevant å ta hensyn til når du planlegger den konkrete gjennomføringen, sammen med partene?

Be gjerne tillitsvalgte og verneombud om å friske opp sin kunnskap om ståa i din enhet gjennom å se på ulike kunnskapskilder som en forberedelse til planleggingsmøtet.

Gjør også en vurdering av hva du selv synes fungerte godt, og mindre bra, i gjennomføringen av ForBedring sist år. Forsøk også å tenke ut hva som kan være konkrete tiltak for å videreføre det gode og forbedre det som ikke fungerte. Be partene om å gjøre samme forberedelse.

Fremgangsmåte:

Er det resultater som du selv synes er spesielt interessante eller relevante å trekke inn i planleggingen?

Hva fungerte, og hva bør forbedres, med utgangspunkt i gjennomføringen av ForBedring sist gang?

FORMÅL: fordele oppgaver og ansvar for å sikre gjennomføringskraft

Ved å se hele prosessen i sammenheng er det enklere å få kvalitet på hvert enkelt trinn. For eksempel vil en bedre forståelse om hva undersøkelsen faktisk måler (trinn 3) gjøre det enklere å finne gode tiltak for å møte det resultatene avdekker (trinn 7 og 8). Et strategisk blikk på hva ForBedring sier på virksomhetsnivå (trinn 5) kan påvirke både hvilke tiltak man skal prioritere og hvordan disse konkret skal utformes (trinn 8). Osv.

I dialogen med tillitvalgt og verneombud om gjennomføring av hele prosessen kan relevante spørsmål være:

Hva er viktig for at respektive trinn i prosessen skal bli vellykket? Definer noen suksesskriterier felles som dere kan bruke som veiledning når dere planlegger det enkelte trinnet.

Hva er hovedaktiviteter?

Hvem skal gjøre hva? Bli enige om en rollefordeling.

Definer faste utsjekkspunkter (“milepæler”) hvor dere gjør en kort statusvurdering.

Forslag til en enkel oversikt av suksesskriterier for hvert trinn ligger i Trinn 2 under Verktøy.

FORMÅL: sikre en gjennomføring som skaper engasjement og motivasjon til å delta

Å skape en forståelse for hvorfor ForBedringsundersøkelsen er viktig, eller hvorfor den vil lede til mer konkrete resultater denne gangen, kan være krevende. Møtet med de ansatte i forkant av selve undersøkelsen er viktig for å skape motivasjon. Hvordan det gjennomføres er viktig. Og det finnes jo ulike måter å tenke på:

Selv om leder har det formelle ansvaret må jo ikke hen være den som leder møtet, eller som leder møtet alene.

I mange enheter er det jo ikke mulig å samle alle ansatte på samme tidspunkt. Skal dere lage en “stafett” (flere møter) eller er det andre måtes å involvere og engasjere de ansatte?

Hvilke erfaringer er det med personalmøter? Er det noen positive eller negative ting som går igjen? Hvis ja, hvordan forsterke/unngå disse?

Drøft sammen enige om:

Tidspunkt/ramme for gjennomføring

Hvem skal delta

Tematikk og rekkefølge på saker

Hvem tar ansvar for hva (rollefordeling)

Hvordan sikre at alle blir hørt (metoder + møteledelse)

Hva er viktigst å løfte frem fra året som har gått – og hvilken påvirkning kan/bør det ha på året som kommer?

Forslag til lysbilder som kan brukes på møtet med de ansatte og et enkelt skjema for arbeidsfordeling i selve gjennomføringen ligger i Trinn 2 under Verktøy.